Banner Top
Вход
Одной строкой:

Давайте перестанем обманывать!

Представляем вниманию наших читателей интервью с директором коммуникационного агентства «Galactic Group» Ольгой Щукиной. Агентство работает в сфере организации мероприятий с 2006 года и за их плечами много больших, интересных реализованных проектов. И они говорят, что могут сделать мероприятие за пять дней!

olga200Ольга, добрый день! Правда, что вы можете сделать мероприятие за пять дней?

Да, иногда такое случается. Здесь главное – вопрос качества. Event-менеджеры отлично знают, что при организации мероприятия в сжатые сроки можно отказаться от детальной проработки некоторых элементов, и это никак не скажется на итоговом результате. Обычно это то, что заметно лишь глазу профессионала. Заказчик и, тем более, гость вряд ли обратят на это внимание.

Интересно, а как Вы определяете, где можно не углубляться в детали?

Рассмотрим в качестве примера организацию форума. Начнем с регистрации. Когда ожидается большое количество людей, то в первую очередь необходимо предусмотреть отсутствие длинных очередей, иначе пришедшие на мероприятие участники могут с самого начала зарядиться негативными эмоциями. Что мы делаем? Зная предполагаемое количество гостей, мы рассчитываем, сколько нам может потребоваться регистраторов, и в каком формате лучше организовать сам процесс. После этого мы проводим тестирование, проверяем правильность наших расчетов, при необходимости вносим коррективы. Поскольку регистрация сейчас в основном электронная, то всегда существует вероятность, что может зависнуть программное обеспечение. К таким неожиданностям нужно всегда быть готовым. У нас был такой случай, когда компьютеры отказались работать. Вышли из ситуации следующим образом: вставляли визитки в бейджи и отдавали участникам. В результате очередей нам удалось избежать.

Вторая болевая часть таких мероприятий – это фуршет. Несмотря на то, что мероприятие деловое, вопрос питания очень важен. Если пространства под фуршет отводится мало, да ещё в неудобных местах, обязательно образуются очереди. Как этого не допустить? Все просто – зона для еды должна быть большая. Если это сделать невозможно, то необходимо продумать, как разделить потоки людей таким образом, чтобы очередей было как можно меньше.

Третий сложный момент – видимость спикеров. Спикеров должно быть хорошо видно и слышно и так же хорошо должны быть видны материалы, которые они показывают. Для этого необходимо хорошее звуковое оборудование и хорошие видеоэкраны на сцене и в зале. Хорошо бы ещё при этом организовать онлайн-трансляцию и предварительную раздачу участникам презентационных материалов.

Четвёртый момент – это чистота. Мы хорошо знаем, что даже пятизвёздочные отели могут грешить тем, что с чистотой в каких-то мелочах бывают проблемы.

Это те пункты, на которые всегда нужно обращать внимание. В соответствии с этим необходимо чётко инструктировать сотрудников, персонал и заострять их внимание на подобных нюансах.

Как вы разделяете потоки к фуршетным зонам, если народ проголодался?

Как правило, если мы говорим о форуме, то можно, например, организовать две фуршетные зоны. До начала заседания это часто снимает проблемы. Если после заседания, то лучше по возможности выводить участников из залов группами в соответствии с тем, у кого следующее мероприятие начинается раньше.

Если говорить о менее острых моментах, то исходя из опыта, мы уже примерно представляем, что может пойти не так. Например, девушки-хостес, с которыми из года в год происходят одни и те же проблемы. Им может быть многократно сказано о том, в какой одежде нужно прийти, но они приходят совсем не в том, о чём им говорилось. Чтобы избежать недопонимание, необходимо либо подготовить для них подходящую одежду, купив или взяв её в аренду, либо, если бюджет ограничен, купить в ближайшем магазине, а затем сдать обратно по чеку. То есть «включить голову» и придумать, как можно решить проблему.

По-моему, гениальное решение! Получается аренда, но бесплатно. Честно говоря, про такое не слышал.

Возможно, это не совсем честно по отношению к магазинам. Но я часто говорю своим клиентам, главное – это не отсутствие проблем, а умение их решать. Хороший организатор отличается от плохого тем, что он умеет оперативно справляться с возникшими трудностями. В нашем агентстве мы регулярно проводим тренинги на тему решения проблемных ситуаций. Сотрудникам предлагается какая-то критическая ситуация, и я порой удивляюсь тому, какие решения они предлагают!

Вы верно сказали о правильном техническом обеспечении. Но иногда заказчик не готов платить деньги за хороший звук, большое количество экранов и т. п. Что делать?

Если невозможно поменять площадку, можно убедительно, аргументировано рекомендовать заказчику поменять программу. Например, разделить пленарное заседание на три зала. Провести в одном зале основное, в двух других – трансляцию. То есть, меняя программу, можно «спасти» ситуацию. В качестве примера возьмем форум, который мы организуем уже четыре года. Когда мы впервые выиграли тендер на это мероприятие, мы были поставлены перед фактом: место проведения – Отель Ритц. Количество участников – 1200 человек. Конечно, по сравнению со многими другими отелями это достаточно большая площадка, но, к сожалению, не самая удобная. Разместить в ней такое количество участников весьма проблематично. Плюс к этому, на регистрации бейджи должны были выдаваться по алфавиту. Мы все же смогли убедить заказчика сделать электронную регистрацию и поменять программу, разделив участников по залам.

А мероприятия, которые проводит ваше агентство, Вы посещаете?

Да. По психотипу я абсолютный клиентщик, и мне нравится, когда людям хорошо, нравится удивлять людей, нравятся довольные клиенты, нравится ездить по встречам, показывать что-то интересное. Поэтому мы с Леной (партнером), креативным директором, разделились по направлениям. Лена – прирожденный организатор, ей нравится, чтобы все шестерёнки в механизме компании крутились идеально. Она занимается больше внутренними историями, а я больше общаюсь с клиентами. Мне, кстати, очень важно посещать мероприятия, чтобы быть в курсе происходящего. Конечно, не всегда получается присутствовать на всех мероприятиях, но самые сложные я стараюсь контролировать. Например, несмотря на то, что один из масштабных форумов мы делаем уже четвёртый год, я каждый год сама занимаюсь его организацией. Там есть масса моментов, когда нужно реагировать очень быстро.

А что, сотрудники реагируют медленнее, чем директор?

Конечно, они реагируют, но я порой обращаю внимание на нюансы, которые они могут не увидеть. К тому же, наверное, когда это твой бизнес, твоё детище, ты на него смотришь более острым взглядом, более придирчиво.

Какими направлениями Вы большей частью занимаетесь, или делаете любые проекты, которые приходят?

Вы знаете, выбирать не приходится. Я выделяю две категории проектов. Первая – это перспективное общение с приятными людьми. Вторая – проект с хорошим бюджетом, но сложная коммуникация с клиентом. Мы никогда не отказываемся от предложений, хотя, когда я была на Global Event Forum, то слышала, как некоторые агентства высказывались, что хотят сами выбирать себе клиентов. Для меня это звучит странно, хотя бы потому, что сейчас в Москве более 800 агентств, как тут выбирать? Я выбирать не собираюсь. Но, если говорить про то, к чему лежит душа, то, конечно, к интересным проектам, интересному сотрудничеству и интересным людям. Бюджет в таких проектах где-то на третьем месте. Может быть, поэтому мы не слишком большая компания. Такая политика нас здорово спасла в 2008 году, когда много бюджетов порезалось и некоторые компании, ориентированные на крупные мероприятия, просто исчезли. Ведь что происходит в кризис? Все большие компании замораживают свои большие бюджеты. Средние и малые делают это в меньшей степени. Я считаю, что в нашем бизнесе в отношениях должна быть человеческая основа. Когда ко мне порой приходят мои сотрудники и начинают разговор о том, что их не устраивает зарплата, я им отвечаю следующее: «Если ты хочешь много денег, возможно, лучше пойти в какой-то другой, более прибыльный бизнеc». За большими деньгами в этот бизнес приходить не стоит. В него нужно приходить по любви. Наша работа – это регулярные стрессы: дедлайны, сдачи, предложения, клиенты. Но когда выигрываешь, а потом делаешь отличный проект, видишь эйфорию гостей, тогда понимаешь, что все, что было «до» - того стоит!

Знаю такие случаи, когда агентства отказывались от невыгодных, по их мнению предложений, а потом жалели об этом, потому что маленький заказчик превращался в большого, но работал уже с другими агентствами.

Да, у меня тоже есть такие примеры, когда заказчик из малюсенького клиента превращался в очень большого. Здесь важен человеческий фактор. Я даже ребят своих учу следующему: обращается к вам заказчик, просит дать ведущего за пять тысяч рублей, дайте ему ведущего. Мне начинают возражать, но я считаю, что если мы сегодня дадим клиенту ведущего, то в следующий раз он к нам может обратиться уже с заказом на всё мероприятие.

А как Вы подбираете кадры в агентство?

Это для меня больная тема. Я недавно разговаривала с коллегой, который начинал свой бизнес примерно в то же время, что и я, правда он занимается кейтерингом. Он продвинулся сейчас гораздо дальше, чем мы, у него большие хорошие контракты и хорошие заказчики. В беседе с ним я сказала следующее: «Знаешь, почему мужчины более преуспевающие? Они принимают решения мозгом, а женщины – сердцем». Как я подбираю кадры? Мне важно увидеть культуру человека, узнать его ценности, посмотреть манеру поведения, пообщаться. При принятии решения у меня больше работает сердце и интуиция, нежели всё остальное. Возможно, по этой причине я порой ошибаюсь.

Думаю, интуиция, это хорошее чувство, особенно если хорошо развита, и, возможно, поэтому в ивент-агентствах работает больше девушек.

Возможно. Знаете, я бы хотела поделиться с коллегами таким мнением. Главное – создать костяк коллектива и тогда с подбором кадров всё будет гораздо проще. Мы себе костяк очень долго подбирали. Можно сказать, что он был сформирован только около двух лет назад. Т.е. на это нам понадобилось целых 7 лет! Зато сейчас это уже настоящая зрелая команда организаторов, профессиональная и целеустремленная.

Как Вы подбираете подрядчиков на свои мероприятия?

Уже несколько лет мы проводим тендеры по подрядчикам. Причина проста – повысились требования заказчиков к исполнителям. Соответственно, и нам приходится более тщательно отбирать партнеров. Нам важно, насколько подрядчик гибок и заинтересован в сотрудничестве. Кроме того, важно, чтобы подрядчик мог предложить актуальные решения, следил за последними трендами и применял их в своей практике.

Конечно, сложно выбирать из тех компаний, с которыми ты никогда не работал, но всё же. Во-первых, мы их выбираем по общению, так как необходимо, чтобы мы друг друга понимали, во-вторых, по опыту. Цены не всегда всё определяют. Очень важна пунктуальность подрядчиков, чтобы все было реализовано вовремя. Также важно, чтобы подрядчики после мероприятий не выставляли нам дополнительные счета, не согласованные заранее, как это иногда бывает. Я считаю это совершенно недопустимым.

Как Вы относитесь к нашему рынку организаторов мероприятий. Вообще, он есть?

В последнее время он стал меняться к лучшему. Я очень долго вообще никак к нему не относилась, не лезла в него, не занималась анализом рынка, потому что нужно было заниматься внутренними делами. Сейчас у меня есть такая возможность. Честно говоря, меня многое удивляет. В частности на одном из форумов я присутствовала на семинаре на тему: «Клиент всегда прав». Выступали клиенты и говорили, какими они видят идеальные брифы, идеальные сметы, а некоторые агентства задавали вопросы, которые просто излучали негатив. «А вы видели когда-нибудь идеальное агентство, а вы сами-то как работаете, какие брифы присылаете?». На мой взгляд, это не только по отношению к клиенту некрасиво, но и к партнёрам и конкурентам.

По поводу рынка. Для себя я разделила его на три части. Первая - это компании, которые мне нравятся, хотя я не во всём с ними согласна, но за ними хочется тянуться. Я смотрю на людей, которые стоят во главе компаний и вижу, что это правильные люди. Вторая - уже давно существующие, известные компании. И на них редко хочется быть похожим. И третья - компании, так сказать «малыши», которым просто хочется пожелать удачи, и к ним какой-то неприязни, даже когда они обходят тебя в тендере. Мы ведь когда-то в начале своей деятельности тоже смогли выиграть хороший тендер, который дал нам возможность сделать хороший стартап.

И что мне не нравится в нашем рынке, так это то, что мы не можем открыто озвучить, что 10% комиссия – это не то, за счёт чего мы работаем. Давайте перестанем обманывать. Давайте сделаем прозрачными наши отношения. У нас есть внутренние скидки, есть накрутки, для каждого есть своя норма рентабельности. Знаете, почему я бы хотела об этом говорить? Потому что весь мир работает с пониманием того, что люди работают ради заработка. А у нас это выглядит так, что ты работаешь ради работы. Как следствие, регулярные замечания от клиента – уберите комиссию! И когда начинаешь объяснять, что это, собственно заработок агентства, клиенты отвечают, что не готовы за это платить. Из-за того, что все агентства говорят, что живут на 10% комиссии, клиенты не воспринимают нашу работу, как работу. Чего бы хотелось в идеале? Чтобы event-агентства, как например рекламные агентства, получали почасовую оплату труда менеджеров, которые сидят до ночи, не включали в комиссию агентства сценарий, режиссуру и дизайн, а выставляли за креатив, чтобы не накручивали на площадках и других услугах, а работали на скидках подрядчиков. А пока будет присутствовать понятие «работа только за комиссию», рынок будет оставаться непрозрачным.

А что для Вас главное в профессии?

Наверное, самое главное – это любить то, что ты делаешь. Если я вижу, что у меня какой-то человек просто просиживает время, не получает удовольствие от процесса, открыто говорю, что он не наш и пора расставаться.

У нас в переговорке, кстати, висит отличное высказывание Мерлин Монро: «Любовь и работа - единственные стоящие вещи в жизни. Работа - это своеобразная форма любви». По духу оно нам очень близкоJ

Как Вы относитесь к различным выставкам и форумам. Нужно это?

Нужно! Это заряжает. Контент, к сожалению, иногда слабоват. Это проблема многих мероприятий, поэтому ее необходимо решать совместными усилиями. Выставок это касается, наверное, в меньшей степени, потому что там каждая компания сама демонстрирует себя. А вот на форуме – интересное содержание крайне необходимо, чтобы было интересно, полезно и увлекательно. Когда выходит спикер и рассказывает о мероприятии, не подкрепляя свой рассказ ни картинками, ни примерами, ни даже подробностями, при этом говорит без энтузиазма, такое слушать не хочется. А есть такие докладчики, послушав которых, сразу хочется лично с ними познакомиться. Из всех форумов я бы выделила Global Event Forum, так как на его площадке собираются самые активные участники event-рынка. И программа форума качественно отличается от других проектов. Так что до встречи уже осенью!

Ну, что же, спасибо! И дальнейших успехов в Вашем интересном деле!

Беседовал Юрий Сафронов.